¿Cómo preparar un evento tecnológico con éxito?

Webinars, meetings, charlas, jornadas o clases virtuales, son muchos los eventos tecnológicos a los que podemos asistir hoy en día sin necesidad de salir de casa. La nuevas tecnologías, de este modo, han abierto la puerta a una gran cantidad de opciones y alternativas a la hora de organizar un evento. Si estás pensando en organizar uno, lo más importante es saber por dónde empezar y qué necesitas.

A la hora de planificar un evento tecnológico, es fundamental tener en cuenta una serie de aspectos básicos. Algunos artículos publicitarios, como son los lanyards personalizados, te permitirán estampar el logo de tu empresa o el de tus patrocinadores y regalárselos a los invitados que asistan a tu próximo evento tecnológico. En este caso, en empresas como https://www.maxilia.es/ podrás encontrar los artículos que necesites.

Te mostramos, a continuación, los principales pasos que debes seguir para poner en marcha un evento de ámbito tecnológico. ¡Empezamos!

Pasos que debes seguir para organizar un evento tecnológico

Con la llegada de las nuevas tecnologías, los eventos se han transformado en actividades grupales mucho más originales, dinámicas, efectivas y personalizadas. Gracias a los eventos tecnológicos, las empresas e instituciones tienen la posibilidad de crear eventos a su medida.

Esto es posible debido a los múltiples avances que han experimentado las nuevas tecnologías en los últimos años. Actualmente, nos encontramos ante eventos que admiten mayor personalización, interacción entre los organizadores y el público, así como una mejor medición de resultados (asistentes, engagement, o networking).

En unos sencillos pasos, podrás crear un evento tecnológico desde cero y conseguir todos los objetivos que te propones:

1. Planificar el evento

A mayor planificación, mejores serán los resultados del evento tecnológico que has organizado. Pero, para ello, es esencial tener una correcta planificación. Es decir, significa disponer de la suficiente flexibilidad como para poner solución ante los imprevistos que puedan surgir. En este sentido, contar con un plan B y con un plan C para cada elemento de la planificación será muy importante.

Además, en un evento tecnológico, la coordinación es una pieza clave. Esto quiere decir que todas las partes que participan en el evento deberán estar perfectamente coordinadas. Por ello, debes asegurarte de hacer un buen seguimiento de todas las partes involucradas en el evento.

2. Disponer de un equipo para el evento

Para organizar un evento tecnológico y conseguir que se realice de forma exitosa, necesitarás contar con un equipo de apoyo suficientemente grande y profesional como para cubrir todas las necesidades logísticas que puedan surgir antes, durante y después del evento.

Por ejemplo, contar con profesionales de imagen y sonido también será esencial si quieres proyectar vídeos, hacer una grabación del evento o realizar fotografías durante el evento.

3. Conseguir patrocinadores

Los patrocinadores son una parte esencial en cualquier evento empresarial, pero en los de ámbito tecnológico también tienen una gran relevancia. Sin embargo, para conseguir patrocinadores, tendrás que elaborar propuestas de inversión que sean atractivas de cara a las empresas que deseen invertir en el evento.

Si tienes la suerte de contar con un patrocinador importante para tu evento como una marca relacionada reconocida en el mundo de la tecnología, el proceso de conseguir otros patrocinadores será mucho más sencillo. Una buena idea es ofrecer a tus patrocinadores la opción de publicitar su marca en lanyards personalizados y así los podrán llevar los asistentes al evento.

4. Organizar la logística de transporte

Otra de las claves para organizar un evento tecnológico de éxito es organizar una adecuada logística de transporte. En este sentido, lo más recomendable es asignar a una persona la responsabilidad de informar y movilizar a los conferenciantes y ponentes invitados al evento. Y, por otro lado, designar a un grupo de personas a las que el público pueda consultar en caso de tener cualquier tipo de problema o de duda.

5. Equilibrar la agenda

Si tu evento va a contar con distintas conferencias, charlas o ponencias a lo largo de un día, tendrás que buscar el equilibrio perfecto para dar a la agenda del evento un mayor dinamismo. Una opción que cuenta con muy buena acogida por parte del público es organizar un debate sobre el tema concreto sobre el que ha versado la charla o ponencia anterior. Y es que, la diversidad de puntos de vista suele mantener más interesante el tono de cualquier evento tecnológico.

Con todas estas claves, ¡tu futuro evento tecnológico será todo un éxito!